Além da intensa rotina escolar, o final do ano chega para os gestores trazendo consigo uma importante rotina da gestão escolar: o período de rematrícula, que também é uma excelente oportunidade para atrair novos alunos para o ano seguinte.

Todos sabemos dos apertados cronogramas do ano letivo, e pensar cuidadosamente sobre o período de rematrículas, poderá trazer inúmeras vantagens para a instituição, como por exemplo:

  • Acompanhar as taxas de crescimento do número de alunos;
  • Criar um cenário mais favorável a sociabilização dos alunos entrantes;
  • Demonstrar o carinho e preocupação de sua instituição com os atuais alunos, criando kits simples e especiais de rematrícula;
  • Entender se o negócio está no caminho correto (as taxas de crescimento podem indicar um bom sinal!);
  • Melhorar o planejamento

Estes são apenas alguns dos benefícios de se pensar cuidadosamente nesta ação, e com o objetivo de auxiliar os gestores, preparamos uma lista de 6 dicas infalíveis para colher um pouco destas vantagens incríveis.

1. Estabeleça o reajuste a ser aplicado

É uma prática comum das escolas, aplicar algum tipo de reajuste para o início do ano letivo. Há escolas que adotam algum índice de mercado, como IGPM ou IPCA, e outras que utilizam sua própria métrica, pois levam em consideração fatores como: custos e despesas operacionais, margem de lucro desejada, política de bolsas, entre várias outras.

Uma dica importante é se preparar para este momento, observando sua estrutura de custos e planejamento para o ano seguinte, e também se atentando para não ter ajustes abusivos, que possa infringir a lei. A legislação brasileira também estipula que possa ser comprada uma anuidade, e que pode ser parcelada em algumas vezes, sendo a mais comum de 13 parcelas: 1 matrícula e 12 mensalidades.

Uma outra dica que pode auxiliar bastante a matriz de custo de uma escola, é trabalhar a base de inadimplência, oferecendo propostas mais flexíveis.

2. Determine a estimativa de vagas

Não existe uma regra de ouro para este tema, pois são inúmeros os fatores que podem influenciar nesta decisão estratégica.

Mesmo que grandes esforços sejam aplicados na rematrícula, deve-se pensar na quantidade de novas vagas que serão abertas para no próximo ano (não deixe de levar em consideração fatores como ampliação do número de salas de aula e até mesmo o quanto se deseja crescer).

Apesar de ser uma estimativa mais complexa, uma dica de ouro é sempre trabalhar com uma margem que venha acomodar pequenas variações ao longo do ano letivo, como por exemplo, eventuais evasões.

Uma prática bem comum que pode auxiliar os gestores a aumentar sua assertividade, é conduzir uma pesquisa ao longo do ano letivo, medindo a intenção de rematrícula dos pais. Este também pode ser considerada uma boa medida sobre a satisfação dos mesmos com a escola, indo além do NPS (net promote score).

3. Busque novos (e antigos) alunos

Uma regra de ouro aqui é super válida: não conte exclusivamente com o sucesso da rematrícula, afinal de contas, sempre haverão mudanças que não estão ao alcance dos gestores, fatores como mudanças de cidade ou bairro, ou ainda, decisões como ter todos os filhos numa mesma escola, entre muitos outros!

Tendo em mente esta questão, prepare um excelente plano para maximizar sua chance de sucesso, e aqui compartilhamos algumas dicas

  • Estabeleça contato com todos os pais e explique cuidadosamente sobre o período de rematrícula, e se for o caso, reforce a política de descontos;
  • Agende reuniões individuais (ou em grupo) com o objetivo de escutar os interesses dos pais, se comprometer com eles, e tentar fazer o fechamento da rematrícula;
  • Compartilhe com os pais as novidades que estão sendo planejadas e também as conquistas obtidas;
  • Entre em contato com antigos alunos e os convide para conversar sobre uma possível rematrícula;

Crie grupos de trabalho multidisciplinares com o objetivo de discutir as melhores estratégias, convide também pais e alunos para co criar as iniciativas, com certeza as diferentes opiniões serão de grande valia num processo como este.

4. Estabeleça uma política de bônus e descontos para a rematrícula

Este é um assunto que merece muito cuidado, pois no impulso de fechar uma rematrícula não se pode cair na tentação de aumentar as faixas de desconto e comprometer uma margem que foi estabelecida. Lembre-se que a equação foi previamente balanceada, considerando inúmeros fatores, e ao negociar, deve-se se manter dentro das faixas previamente estabelecidas.

Sabe-se que o melhor período para a rematrícula antecipada é logo após as férias de julho, o qual eventuais mudanças começam a ser pensadas. Neste sentido trazer uma tranquilidade adicional para as famílias, além de ser um alívio para eles, irá auxiliar as escolas a manterem suas finanças e previsões equilibradas.

5. Divulgue as datas corretamente

Estabelecer o cronograma de rematrícula é de fundamental importância, e irá te auxiliar a trabalhar com as metas previamente estabelecidas. Pode-se também criar um cronograma com a política de descontos, de forma que se favoreça o compromisso dos pais a antecipar o período de rematrícula, mesmo por quê, já se sabe que muitos deixarão para o último momento.

Estabeleça um cronograma auxiliar de comunicação, reforçando os comunicados com alguma frequência, e nunca deixando de ter uma comunicação clara e objetiva, destacando o período da rematrícula, os termos e as condições vigentes.

6. Investir em diferenciais

Os pais irão adorar saber das novidades para o próximo ano letivo e elas podem se tornar um verdadeiro diferencial para sua escola no momento de fechamento. Confira algumas áreas que foram destaque em 2018 e outras que ainda prometem para os próximos ciclos:

  • Aulas ao ar livre
  • Artes como estímulo da criatividade
  • Empreendedorismo na escola
  • Metodologias ativas
  • Movimentos maker
  • Tecnologia em sala de aula

Você também poderá investir na capacitação dos educadores, preparando-os para as mudanças que Base Nacional Comum Curricular – BNCC introduzirá a partir de 2019: o desenvolvimento das habilidades e competências dos alunos da educação básica. Para isso você pode contar com a Schoolastic, que convida pais e educadores a dedicarem alguns minutos de seu dia a os comportamentos dos aluno, para montar um plano de ação de desenvolvimento de habilidades como saber falar, saber ouvir, trabalhar em grupo, exercer a criatividade, entre muitos outros.